Operação foi concluída no último dia 8.
O Tribunal de Justiça de São Paulo, após minucioso estudo, pensando na conservação dos processos e documentos de interesse histórico e cultural, e na redução do acervo físico, inovou na metodologia utilizada para a guarda de processos arquivados. Em abril, o TJSP contratou empresa para guarda e gerenciamento do Arquivo Geral e iniciou a ação que movimentou mais de nove milhões de volumes de processos de prédios do Tribunal para a base da empresa, que fica em Jundiaí. O objetivo é intensificar a catalogação dos autos, diminuir os custos operacionais (locação, mão de obra e transporte), com resultado de economia de R$ 7,6 milhões (47,8% de redução do gasto atual).
A transferência do acervo teve início em 14 de maio, com prazo de seis meses para conclusão. A ação seguiu o cronograma e contou com esforços conjuntos de diversos setores do TJSP e foi cumprida com êxito no último dia 8. No total, 915.192 caixas, que equivalem a, aproximadamente, 9.151.920 volumes de processos foram realocados. Com a mudança, o número de processos catalogados passa de 20 mil processos/ano para 210 mil/mês, totalizando 2,5 milhões anualmente. Esse salto de produção será bem mais impactante para o cumprimento da Recomendação nº 37/11 (Conselho Nacional de Justiça) e da Resolução nº 822/19 (Tribunal de Justiça de São Paulo), que preveem a identificação dos processos, respeitando-se diretrizes de gestão documental e tabela de temporalidade.
De acordo com o vice-presidente do TJSP e presidente da Comissão Gestora de Arquivo, Memória e Gestão Documental, desembargador Artur Marques da Silva Filho, já está em curso, junto ao CNJ, alteração das tabelas de temporariedade e classificação dos documentos. “A alteração permitirá que a guarda se restrinja aos processos que efetivamente contenham valor histórico, informativo e probatório”, explica. O magistrado destaca, ainda, que “a unificação da operação do sistema de arquivos do Tribunal foi indispensável para melhoria da gestão e redução dos custos”.
A juíza assessora da Presidência (Tecnologia, Gestão e Contratos), Ana Rita de Figueiredo Nery, que acompanhou o processo de transferência dos volumes dando suporte necessário aos setores envolvidos, também ressalta a importância do projeto, que foi chamado de “Operação Jundiaí”. “Para o Judiciário paulista, o grande resultado dessa catalogação maciça, além da redução dos custos com documentos arquivísticos, é a guarda seletiva dos documentos e processos que revelam a história e atuação de nossa instituição e de nossa da sociedade”.
Acompanharam a ação de transporte e desmobilização do Arquivo do TJSP a Secretaria de Primeira Instância (SPI); a Secretaria de Administração e Abastecimento (SAAB); o Grupo Técnico de Assessoria Jurídica (GTAJ); e a Comissão Gestora de Arquivo, Memória e Gestão Documental do TJSP.
Comunicação Social TJSP – TM (texto) / KS (fotos)
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